L'IEA recrute un(e) Executive Assistant

L’Institut d’études avancées de Paris recherche :
Un(e) Executive Assistant

Description de l'entreprise/de l'organisme
L’Institut d’études avancées (IEA) de Paris est une institution de recherche internationale fortement ancrée dans les sciences humaines et sociales. Son activité première est l’accueil de chercheurs internationaux de très haut niveau.

Parallèlement à ses programmes d’accueil, l’Institut offre à ses partenaires institutionnels des plateformes et des projets d’échange et de réflexion sur des problématiques les concernant en développant des initiatives destinées à apporter des réponses à des enjeux sociétaux majeurs.

Description du poste
Sous la responsabilité de la direction de l’Institut, les missions principales sont (mais ne se limitent pas à), les suivantes:

• Soutien administratif : 
  • Gérer le calendrier de la direction, programmer les réunions et organiser les déplacements.
  • Traiter la correspondance et les relations publiques, y compris les courriels et les appels téléphoniques, et assurer la liaison entre les membres de la direction et les autres membres du personnel ou les contacts externes.
  • Planifier et organiser des réunions, des conférences et des ateliers, y compris la logistique, la coordination des participants, et la prise de notes. 
  • Maintenir et mettre à jour les bases de données et les systèmes de classement sur les activités de l'institut.
• Appel, processus de sélection et soutien à l'hébergement de chercheurs : Soutenir l'organisation et la coordination des appels scientifiques, répondre aux questions des candidats, communiquer avec les candidats et avec les résidents sélectionnés, soutenir la recherche d'experts et la gestion des évaluations scientifiques.
• Assistance à la gestion de projets : Soutenir la direction dans la gestion des projets, y compris le suivi des calendriers, des livrables et la coordination avec les membres de l'équipe. Aide à la préparation de rapports, de présentations et de documents, y compris la relecture et l'édition pour l'exactitude et la clarté.

Durée et intensité souhaitées
CDD, 12 mois, temps plein

Description du profil recherché
Niveau licence ou maîtrise
Niveau d'anglais avancé (écrit et oral)
Maîtrise suite Office
Excellente expression orale et écrite
Sens du travail en équipe
Dynamisme, résolution de problèmes, créativité, rigueur
Expérience dans la coordination, les tâches administratives et les relations institutionnelles à haut niveau

Date de prise de fonction
Dès que possible

Rémunération envisagée
30 000 - 40 000 € brut par an selon le profil
Accès à la restauration le midi (cantine)
Remboursement moitié pass navigo

Lieu
Paris 75004

Adresse postale
IEA de Paris
Hôtel de Lauzun
17 quai d’Anjou
75004 Paris

Métro : Saint-Paul (ligne 1), Pont-Marie, Sully-Morland (ligne 7), Cité (ligne 4), St. Michel Notre-Dame (RER B)

Candidatures (CV + lettre de motivation) auprès de : direction@paris-iea.fr